Memilih gedung pertemuan, untuk berbagai keperluan, memerlukan pelbagai pertimbangan yang matang. Latar belakang pertemuan tentu menjadi pertimbangan pertama untuk memilih tempat. Termasuk jumlah peserta pertemuan.
Memilih Gedung Pertemuan
Salah satu alternatif memilih Gedung pertemuan adalah gedung serbaguna. Ini biasanya memang dikhususkan bagi orang yang ingin menyewanya untuk mengadakan acara. Gedung ini pun didesain agar memudahkan tamu undangan yang datang tanpa perlu kebingungan mencari di mana letak tempat acaramu.
Ruang rapat juga bisa dipertimbangkan saat memilih gedung pertemuan, terutama jika jumlah pesertanya tidak terlalu banyak. Dan ruang rapat biasanya menjadi salah satu fasilitas penting yang dimiliki oleh sebuah kantor atau perusahaan. Penyediaan ruang pertemuan pun tidak utama, karena tempat inilah yang akan digunakan untuk rapat-rapat penting, rapat khusus dengan pekerja kantor, rapat khusus dengan kolega atau mitra kerja.
Namun ada kalanya, kondisi ruang rapat di kantor tak cukup memadai untuk dipakai sebagai tempat pertemuan. Kadang ada pula kantor atau perusahaan yang memiliki function room cukup luas, biasanya perusahaan yang memiliki banyak karyawan.
Begitupun kadang kondisi ruang serbaguna yang dimiliki perusahaan tidak cukup. Baik dari segi luas, fasilitas pendukung, hingga layanan lain seperti konsumsi pendukung atau bahkan area parkir untuk tamu. Atau jika pertemuan dilakukan di luar kota. DI Yogyakarta, misalnya. Solusinya adalah menyewa atau memilih gedung pertemuan.
Gedung pertemuan yang baik memiliki fasilitas penunjang rapat yang mumpuni untuk menunjang acaranya. Bila tidak memiliki ruangan yang cukup memadai untuk tempat rapat, Anda tidak perlu salahnya Anda melakukan ruang pertemuan di luar gedung kantor.
Kini untuk menemukan berbagai tempat yang menyediakan layanan sewa ruang pun cukup mudah karena pilihan ruang pertemuan yang bisa Anda sewa. Untuk memilih gedung pertemuan yang sesuai dengan kebutuhan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
Lokasi
Ini tampaknya sederhana, tapi untuk kota sebesar Jakarta lokasi menjadi pertimbangan penting. Aksesbilitasnya harus menjadi perhitungan utama. Terutama jika tamu yang hadir berasal dari pelbagai asal.
Jika peserta pertemuan adalah karyawan perusahaan sendiri, kedekatan dengan lokasi kantor perlu diperhatikan. Terutama jika ada karyawan yang mesti mondar-mandir karena urusan pekerjaan rutin.
Luas Ruangan
Besarnya ruangan harus diperhitungkan dengan jumlah undangan. Lalu model acara perlu dilihat, apakah pertemuannya model roundtable atau classroom.
Tidak kalah penting adalah area parkir. JIka banyak tamu akan menggunakan kendaraan pribadi, area parkir harus diperhitungkan dengan jumlah undangan.
Daya Listrik
Hal mendasar yang perlu Anda pertimbangkan untuk menentukan tempat sewa ruang adalah tentang perlengkapan listriknya. Sebaiknya memilih ruang pertemuan dengan perlengkapan listrik yang memadai. Hal ini penting untuk menjamin kenyamanan dan kelancaran rapat yang Anda selenggarakan.
Ruang rapat dengan perlengkapan listrik yang memadai menghindarkan Anda dari yang tidak diharapkan. Misalnya, listrik yang tiba-tiba padam di tengah rapat. Kelistrikan yang memadai memungkinkan Anda mengadakan pertemuan dengan fasilitas terbaru yang membantu saat rapat dilaksanakan. Termasuk kesiapan cadangan daya.
Fasilitas Gedung
Apa yang harus Anda pilih saat memilih gedung pertemuan? Pastikan fasilitas furnitur yang memadai sesuai rencana konsep pertemuan. Anda perlu menginstal ruang pertemuan yang Anda pilih memiliki ruang rapat yang sesuai dengan kebutuhan Anda, tidak terlalu besar, pun juga tidak terlalu ketat.
Ruang pertemuan yang ideal adalah yang memiliki kapasitas yang tepat, yang sesuai dengan kapasitas peserta, dan memiliki furnitur yang memadai seperti meja dan kursi pertemuan yang nyaman. Furnitur yang nyaman dan memadai memiliki peran yang cukup penting untuk meningkatkan kebutuhan pertemuan tetap kondusif.
Koneksi Internet
Kebutuhan koneksi internet saat ini sudah tidak bisa ditawar. Terutama untuk kebutuhan saat menggelar pertemuan atau rapat. Saat memutuskan menggunakan layanan sewa ruang di luar gedung kantor, tidak ada salahnya saat Anda memasang dulu fasilitas yang disediakan ruangan tersebut, termasuk koneksi internet yang cepat.
Di dunia yang kini serba digital, tentu saja penggunaan berbagai fasilitas berteknologi canggih membutuhkan koneksi internet yang stabil dan berkecepatan tinggi untuk proses pertemuan kelancaran. Rapat atau pertemuan yang menggunakan telekonferensi juga membutuhkan koneksi internet yang mumpuni. Selain itu internet juga memiliki banyak informasi yang dapat diakses dengan mudah yang mungkin Anda butuhkan selama rapat berlangsung.
Biaya Atau Tarif
Jika dibandingkan hotel, tentu saja harga sewa gedung serbaguna relatif lebih murah. Bahkan, kini sudah banyak gedung serbaguna yang disewakan untuk resepsi yang harganya sangat affordable. Jauh berbeda dengan hotel yang umumnya lebih mahal untuk sekali sewa.
Begitupun, tarif bukan segalanya. Harus dihitung seluruh anggaran dan kebutuhannya. Balai Sidang atau convention center seperti JCC atau Medan Convention Center, tentu tarif untuk ruanganya saja lebih mahal. Namun, jika diperhitungkan dengan akses, parkir, fasilitas dan lainnya, mungkin angkanya menjadi relative masuk akal.
agendaIndonesia
*****
